Ping. Dong. Klick. Wieder mal eine unnötige E-Mail bekommen – oder eine, in der sich ein simpler Satz über vier Zeilen zieht wie ein feuchter Kaugummi? Mit den folgenden neun Tipps gehst zumindest du keinem E-Mail-Empfänger mehr auf die Nerven!
Was wäre der Arbeitstag ohne E-Mails? Ruhig … Unheimlich ruhig. Ablenkungsfrei. Und fast unmöglich. Die Elektropost ist fest in mein Kommunikationsrepertoire einzementiert – und in deines natürlich auch. Ganz egal, ob ich konzentriert im Home-Office, mit der Familie in der Schigondel oder beim Yoga auf der philippinischen Insel sitze: Irgendwelche E-Mails drängen sich immer in mein Smartphone-Postfach (und in mein Blickfeld). Überraschenderweise auch dann, wenn es eigentlich gar keine Netzabdeckung gibt. Außer natürlich, wenn ich gerade auf ein wichtiges Feedback warte. Dann gibt’s weder Ping noch Piep vom Handy.
Nette Nachrichten von neuen Kontakten sind ok. Spam-Mails und aufdringliche Newsletter nerven. Richtig lästig sind Textergüsse, bei denen ich vier-Zeilen-Sätze dreimal rückwärts lesen muss, um den Sinn auch wirklich zu verstehen. Und jene Briefsymbole, die mich brutal aus meinem Schreibflow reißen. Und mir dann im CC zeigen, dass Sandra auf Marks “Danke” mit einem Smiley reagiert hat.
Am meisten juckt es aber, wenn eine eigentlich reibungslose Geschäftsbeziehung eine Delle bekommt. Weil wir den Empfänger mit den erwähnten Vier-Zeilen-Sätzen überrollen. Oder ihm (und ihr) mit nervösen Konjunktiv-Formulierungen den Eindruck geben, dass wir eigentlich gar nicht so genau wissen, wovon wir da schreiben. (Warum sollte dieser Satz nicht in eine E-Mail? Siehst du bei Tipp Nr. 6!)
Aber Mail-Schnitzer müssen nicht sein! Hier sind neun schnelle Tipps für bessere Digitalpost. Die wird übrigens so geschrieben:
1
Stimmen die empfänger?
So simpel und doch so oft ignoriert: Profitieren die Empfänger tatsächlich von deiner E-Mail?
Verschicke keine irrelevanten “Danke-sehr”-Nachrichten an Leute, nur weil die irgendwann ins CC gerutscht sind!
2
Der Briefmarkentest
Frage dich vor dem Verfassen jeder E-Mail: Würde ich dafür auch eine Briefmarke kaufen?
Nein?
Dann überlege dir: Muss deine E-Mail wirklich trotzdem sofort versendet werden? Oder kann sie warten, bis du weitere relevante Informationen hineinpacken kannst?
E-MAILS ALS GRUND FÜR SCHLAFPROBLEME?
Ständige Ablenkung durch ankommende E-Mails, Snackpausen und kurze Social-Media-Scrolls bringen dem Gehirn bei, konstant auf eine neue Stimulation zu warten. Kommt die nicht, können wir uns dennoch nicht auf eine Aufgabe konzentrieren. Das Resultat: Wir machen vieles halb, aber nichts wirklich gut …
Und wenn wir einschlafen wollen, sucht das Hirn immer noch nach der nächsten Stimulation. Die Folge: Das berüchtigte Gedankenkarussell und stundenlanges Hin-und Herwälzen.
3
DIE DREIERREGEL
Jeder Paragraph deiner E-Mail hat maximal drei Zeilen.
Und jede E-Mail hat maximal drei Paragraphen.
Sonst wird’s unübersichtlich.
Texte schreiben wie ein Pro – so arbeite ich!
Achtung: Diese Text-Fauxpas sind schlimmer als kein Text!
4
Vermeide Hashtags, Denglisch und Abkürzungen
Diese Verunstaltungen der deutschen Sprache sorgen im Normalfall nicht für die gewünschte Wirkung …
- Hashtags sind schlicht unnötig im Fließtext.
- Denglisch sorgt für verwirrende grammatische Abwandlungen, die in keiner Sprache korrekt sind.
- Abkürzungen müssen vom Empfänger häufig erst gegoogelt werden. (Deshalb gibt’s hier einen kleinen Abkürzungs-Überblick)
5
Streiche würde, könnte, hätte ...
Diese Verbformen – Konjunktiv genannt – drücken im Deutschen irreale Wünsche und Hoffnungen aus.
“Würdest” du gerne ein Telefonat ausmachen? Dann tu’s doch!
“Hättest” du gedacht? Nein, du denkst!
“Könntest” du dir vorstellen? Aber du kannst nicht, oder wie?
6
... unpersönliches, verallgemeinerungen ...
Man sollte … -> Ich empfehle Ihnen …
Das gefällt jedem … -> Studien belegen, dass …
7
... und alles, was abschwächt
Stehst du hinter dem, was du schreibst? Ja?
Dann brauchst du dich auch nicht hinter nämlich, echt, quasi, überhaupt, irgendwie, eigentlich, also, …., verstecken!
8
NUTZE RECHTSCHREIBCHECKS!
Was haben skurill, Addresse, entgültig und Cappuchino gemeinsam? Sie sind FALSCH!
Vertippsler dürfen in Smartphone- und Schnellschreibzeiten hin und wieder vorkommen. Rechtschreibfehler bei wichtigen E-Mails aber nicht.
9
Zum Abschluss: Lies dir die E-mail vor
Kannst du jeden Satz in einem Atemzug aussprechen?
Nein?
Dann kürze!
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